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hbw ConferenceCenter
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Neuigkeiten und Fakten rund um Ihre Hauptversammlung

Im hbw ConferenceCenter findet jährlich eine beachtliche Zahl an Hauptversammlungen (HVs) statt. Die Einhaltung formaler Regeln ist für diese Veranstaltungsart essentiell. Als Verantwortlicher für die Durchführung einer Hauptversammlung muss man ständig up-to-date sein. Wir haben einen Fachmann zu den wichtigsten Fakten rund um das Thema Hauptversammlungen befragt. Oliver Bönig ist als Redakteur für den Inhalt des HV Magazins verantwortlich, das sich eingehend mit Trends und den neuesten Entwicklungen auf dem Gebiet der Hauptversammlungen börsennotierter Unternehmen befasst.

Herr Bönig, welche rechtlichen Neuerungen gibt es bei HVs?

Die auch über die HV-Szene hinaus bekannteste rechtliche Neuerung der letzten Jahre war sicherlich die Geschlechterquote für den Aufsichtsrat. Auf Hauptversammlungen muss das von den Unternehmen entsprechend berücksichtigt werden, wenn Aufsichtsratswahlen auf der Agenda stehen. Sofern eine fixe Quote zu erfüllen ist, wurde das entsprechend umgesetzt. Das gilt ebenso für die Unternehmen, die eine selbst gesetzte Quote erreichen müssen. Allerdings wurde diese Hürde häufig sehr niedrig gewählt.

Weitere rechtliche Änderungen betrafen in erster Linie Fristenregelungen, wie etwa den sogenannten Record Date für Inhaberaktien oder den Termin für die Dividendenauszahlung. Diese Neuregelungen führten in der Praxis zu keinerlei Umsetzungsschwierigkeiten.

Wie wirkt sich die Digitalisierung auf die HVs aus?

Die Digitalisierung hält in der Hauptversammlung ebenso Einzug wie in unseren Alltag. Allerdings verläuft die Entwicklung im HV-Segment nicht so umfassend und schnell wie in anderen Bereichen. Sowohl rechtlich als natürlich auch technisch ist ein durchgängig digitaler HV-Prozess bereits möglich – beginnend mit der Einladung per Mail über die Anmeldung auf dem Online-Portal und die Eintrittskarte auf dem Smartphone bis hin zur elektronischen Abstimmung, beispielsweise auf Tablets. In der Praxis bieten bislang lediglich einige wenige Unternehmen diesen komplett digitalisierten Weg an, der aber natürlich nur von einem Teil der Aktionäre genutzt wird. Die meisten Einladungen und Eintrittskarten werden nach wie vor mit der Post verschickt.

Was muss eine Location mitbringen, um geeignet für eine HV zu sein?

Eine wichtige Grund-Voraussetzung für eine reibungslose Hauptversammlung ist eine moderne technische Ausstattung. Dazu gehören Beschallung, Licht- und Präsentationstechnik sowie ausreichend Anschlüsse und schnelles Internet für das Backoffice. Ein flexibles Raumangebot, das für Hauptversammlungen verschiedener Größen geeignet ist und neben dem Versammlungsraum auch Platz für die Eigendarstellung des Unternehmens bietet, ist ebenfalls hilfreich. Gute Erreichbarkeit ist insbesondere für Aktionäre häufig ebenfalls eine entscheidende Komponente. Und wenn eine Location keinen klar definierten, abgegrenzten Präsenzbereich ermöglicht, dann ist sie ungeeignet.

Was uns als Betreiber einer HV-Location besonders interessiert: Wird die Online-HV in Zukunft die Präsenz-HV ersetzen?

Das wird zumindest in absehbarer Zeit nicht passieren, denn der Gesetzgeber hat noch immer die Prämisse der Präsenz-HV. Eine vollwertige Online-Teilnahme mit den gleichen Rechten wie ein HV-Besucher vor Ort wird bislang kaum angeboten, obwohl die rechtlichen Voraussetzungen schon seit 2009 gegeben sind. Jedoch ist den Unternehmen der technische Aufwand einfach zu hoch, parallel zur Präsenz-HV die Online-Teilnahme anzubieten.

Welche Trends wird es Ihrer Meinung nach geben?

Auch wenn die reine Online-HV vorerst nicht zu erwarten ist, wird sich der Trend zur Digitalisierung weiter verfestigen. Besonders in dieser Saison waren allgemein sinkende Besucherzahlen auf den Präsenzveranstaltungen zu beobachten. Sollte sich diese Entwicklung fortsetzen, kann sich das natürlich auch auf die Wahl der Location auswirken.

Wir bedanken uns bei HV-Profi Oliver Bönig für das ausführliche Interview!

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