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5 Praxis-Tipps: Wie kommuniziere ich richtig in virtuellen Teams und Meetings?

Videokonferenzen, Telkos und Skype-Chats stehen mittlerweile in vielen Unternehmen auf der Tagesordnung. Wenn Mitarbeiter und Teams an verschiedenen Standorten arbeiten gehen uns oft Informationen verloren, die wir sonst im direkten Kontakt unterbewusst wahrnehmen. Missverständnisse und Konflikte entstehen. Wir haben unseren Kommunikationsprofi Dr. Uwe Malinowski gefragt, was man beachten muss, wenn man trotz räumlicher Entfernung klar und verständlich kommunizieren möchte und welche Tipps jeder von uns bei Videokonferenzen, Skype-Chats und Telkos beachten kann.

Herr Dr. Malinowski, wie schaffe ich es, bei virtuellen Meetings Gespräche so zu führen, dass sie klar und verbindlich sind?
Praxis-Tipp 1:
Zunächst gelten natürlich bei Meetings, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten sind, die gleichen Regeln und Tipps, wie in einem „normalen“ Meeting, bei dem alle in einem Raum sind.

Wir reagieren jedoch in der Kommunikation unbewusst auf sehr viele kleine Signale, wie Mimik, Gesten oder Änderungen in der Körperhaltung. Diese sind in einem „virtuellen“ Meeting kaum zu erfassen. Daraus folgt z.B., dass wir Sichtweisen, Meinungen, Zustimmung oder Ablehnung viel häufiger konkret abfragen müssen. Dazu braucht es Erfahrung und Übung, so dass dies nicht zu einer mechanistisch angewendeten Methode verkommt, sondern von allen Teilnehmern als authentisch und zielführend erlebt wird.

Was muss ich beachten, dass es zu keinen Missverständnissen oder Konflikten kommt? Und - wie löst man am besten Missverständnisse und Schwierigkeiten?
Praxis-Tipp 2:
Es ist unmöglich, Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden. Durch die unterschiedlichen Hintergründe, Erfahrungen, Haltungen, vielleicht sogar Kulturen werden Aussagen nie genau so verstanden, wie sie gemeint waren.

Das Kunststück ist, Missverständnisse so schnell zu erkennen, dass es nicht zu Konflikten kommt. Das „Aktiven Zuhören“ ist ein erprobtes Vorgehen, um schnell ein gemeinsames Verständnis herzustellen. Dazu gehört zunächst die Haltung, den Gesprächspartner wirklich verstehen zu wollen. Darüberhinaus sind Zuhören, gutes und gezieltes Nachfragen sowie Paraphrasieren wichtige Mittel.

Gibt es bei virtuellen Teams auch die Möglichkeit für Small-Talk? Wie kann ich Zwischenmenschliches schaffen?
Praxis-Tipp 3:
Es gibt nicht nur die Möglichkeit, sondern tatsächlich die dringende Notwendigkeit für „Small Talk“ und Zwischenmenschliches. Der Aufbau einer Beziehung ist eine Grundvoraussetzung für gute Kommunikation und Zusammenarbeit.

Teammitglieder, die an einem Ort zusammen arbeiten, treffen sich in der Kaffeeküche, der Kantine oder unterhalten sich über den Schreibtisch hinweg. Diese Kanäle entfallen bei verteilten Teams und müssen bewusst ersetzt werden.

Dazu ist es hilfreich, ein Kennenlernen gleich am Anfang der Zusammenarbeit auch auf einer persönlichen Ebene anzustoßen und zuzulassen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, aber der wichtigste Anteil ist das Vorbild der Leitung: Wenn man selbst etwas von sich preisgibt, gibt man ein Beispiel für alle anderen.

In jedem Meeting muss mein Zeit für Persönliches einplanen. Wie viel Zeit dafür notwendig und angemessen ist, ist abhängig von den beteiligten Kulturen: In Deutschland braucht es z.B. weniger Zeit, als in den USA.

Verdrängen virtuelle Meetings in Zukunft die klassischen Meetings in Veranstaltungsräumen?
Praxis-Tipp 4:
Es gibt verschiedene Faktoren, die die Entwicklung in diese Richtung treiben. Dazu gehören die zunehmende Globalisierung der Arbeit genauso wie moderne Arbeitsmodelle mit mehr „Home Office“ oder der freien Wahl des Arbeitsortes.

Mit den immer besser werdenden Tools wächst außerdem die Verlockung, auf „klassische Meetings“ mehr und mehr zu verzichten. Dabei wird gern ignoriert, dass ein persönliches Treffen durch nichts gleichwertig ersetzt werden kann. Jede technische Unterstützung ist nur ein Versuch, die Nachteile von virtuellen Meetings zu reduzieren.

Gibt es bestimmte räumliche Vorgaben oder auch eine Video-Knigge, die man beachten soll?
Praxis-Tipp 5:
Es gibt viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Was das im Einzelnen bedeutet, ist von den Rahmenbedingungen aber auch von den beteiligten Menschen abhängig. Daher hier nur ein paar Beispiele:

- Meetings über Telefon, Video, ... müssen kurz, knapp und präzise sein – auch, um die Verlockung von „Nebentätigkeiten“ zu reduzieren.

- Es braucht eine sehr strikte Moderation, die alle  beteiligten Teilnehmer und Standorte gleichermaßen integriert.

- Es muss garantiert sein, dass alle auf die gleichen Unterlagen schauen können.

- Wenn ein Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern in einem Raum stattfindet, muss sichergestellt sein, dass die Teilnehmer auf der anderen Seite auch alle gut hören können.

Wir bedanken uns recht herzlich bei Dr. Uwe Malinowski für seine ausführliche Beantwortung unserer Fragen.

Sollten Sie selbst bald ein virtuelles Meeting planen und dabei Unterstützung benötigen - wir haben für Sie auch das passende Training mit Dr. Uwe Malinowski, in dem er das Wissen rund um die agile Arbeitswelt von heute mit Ihnen noch mehr vertieft.

Ausblick auf den nächsten Blog: Ergänzend zu diesem Blog werden wir für Sie gemeinsam mit der Firma VCC einen Blog und ein Whitepaper zum richtigen Einsatz von Videokonferenzsystemen bei Meetings, Veranstaltungen und Tagungen gestalten.