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hbw ConferenceCenter
Haus der Bayerischen Wirtschaft
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Die Tücken der Technik

Tipps und Tricks für eine reibungslose Inszenierung von Hauptversammlungen

München, 29.01.14: Immer mehr Hauptversammlungen benötigen heutzutage aufwendige Technik. Die Projektion von Präsentations-Charts, Live-Bildern oder das Einspielen von Filmen und Trailern gehören mittlerweile zum Standardrepertoire. Das Zusammenspiel zwischen Mensch und Technik stellt aber eine besondere Herausforderung dar. Bekanntes Szenario: Beamer und Präsentation laufen in der Probe einwandfrei – wenn es darauf ankommt, versagt die Technik. Umso wichtiger, dass man sich bei der Planung und Umsetzung der Hauptversammlung auf professionelle Partner und eine Location verlässt, die gute Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf bieten.

Vorbereitung ist das A und O

Für Hauptversammlungen sollte ein hauseigenes, eingespieltes Technik-Team zur Verfügung stehen. Das Team des hbw | Haus der Bayerischen Wirtschaft in München verfügt beispielsweise über 15 Jahre Know-how. Es empfiehlt sich, die Techniker von Beginn an als kompetente Berater in die Planung der Hauptversammlung einzubinden. Grundsätzlich sind rechtzeitige Vorbesprechungen zu allen technischen Fragen, gemeinsame Ortsbegehungen und in jedem Fall eine Generalprobe mit einem ausführlichen Technik-Check für alle Eventualitäten unerlässlich. Abstimmungsprozesse werden so von Beginn an optimiert.
Darüber hinaus erweist sich der direkte Zugriff auf ein Lager mit gut sortiertem Equipment als nützlich so hat das Technik-Team ideale Voraussetzung für schnelle Reaktionen, wenn es am Tag X zu Zwischenfällen kommt: Fällt beispielsweise auf der Bühne ein Mikro aus, müssen Reservegeräte zur Stelle sein, die die Techniker vor Ort sofort austauschen. Auch Sonderwünsche der Kunden sollten unter Einbindung spezialisierter Dienstleister schnell und unkompliziert gelöst werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern gleichzeitig Geld und Energie.

Hinter den Kulissen

Natürlich sind während der Hauptversammlung alle Augen und Kameras auf die Bühne gerichtet. Aber auch das Backoffice spielt für Kunden eine sehr wichtige Rolle. Ein entscheidender Faktor dabei ist, dass die Anzahl der Telefone, Fax- und Kopiergeräte ausreicht. Um kurze Wege und eine optimale Verlegung aller Kommunikationsanschlüsse sicherzustellen, wird das Backoffice im hbw | Konferenzzentrum beispielsweise in der Nähe des Hauptraums eingerichtet. Wenn gewünscht, unterstützt das Technik-Team den Kunden bei der Prüfung, ob ein externer Zugriff auf den Firmenserver möglich ist. Dies geschieht bereits im Vorfeld, schließlich sollen Firewall-Einstellungen nicht für böse Überraschungen am Veranstaltungstag sorgen.

Bewegte Bilder

Die Visualisierung von Redeinhalten durch Powerpoint-Präsentationen gehört mittlerweile zum kleinen Einmaleins jeder HV. Dennoch gilt es, auf Projektionsformate und die Gestaltung der Charts zu achten. Schriftgröße und Farbe müssen so gewählt sein, dass die Inhalte auch von der letzten Reihe aus gut lesbar sind.

Zahlen, Daten und Fakten können nicht nur durch Präsentations-Charts und Diagramme optisch verdeutlicht, sondern auch durch bewegte Bilder in kurzen Filmeinspielungen unterstützt werden. Es ist wichtig, das HV-Publikum mit einer guten Mischung aus Kopf- und Bauchbotschaften anzusprechen. Ist ein Imagefilm des Unternehmens vorhanden, bietet es sich an, diesen zu Beginn der Hauptversammlung zu zeigen. Darüber hinaus sorgen Videosequenzen zur Überbrückung von Stimmauszählungen für Auflockerung. 

Bei Bewegtbildern kommt es auf bestmögliche Auflösung und richtige Formate an. Sowohl die Umsetzung von 16:9 als auch 4:3 sollte ermöglicht werden. In der Praxis hat es sich als nützlich erwiesen, dass Kunden dem Technik-Team in der Vorbereitung alle Datei-Formate zur Verfügung stellen. So kann sichergestellt werden, dass am Tag der Veranstaltung Bilder in optimaler Qualität über die Großbild-Projektoren laufen.

Komplexer wird es, wenn Live-Bilder der Veranstaltung angefragt werden, um zum Beispiel die Vorstandsrede in Nebenräume oder auf Kundenwunsch via Livestream ins Internet zu übertragen. Im hbw kommen dann wahlweise eine oder zwei Kameras mit Kameramann und Regietechniker aus dem hausinternen Fernsehstudio zum Einsatz. Neben einer Totalen können so auch Kameraschwenks vom Vorstandstisch zum Rednerpult realisiert werden. Für die Koordination und den Wechsel zwischen Kamerabild und Powerpoint-Präsentation sorgt ein Techniker im separaten Regieraum des Europasaals.

Der gute Ton 

Nichts ist entscheidender für eine Veranstaltung als eine klare und deutliche Tonübertragung. Die Redeinhalte des Vorstandsvorsitzenden sollen ja schließlich Gehör bei den Aktionären finden. Mehr noch: Gesetzliche Vorgaben besagen, dass die Beschallung im gesamten Präsenzbereich der Hauptversammlung gegeben sein muss. Im hbw | Konferenzzentrum geht man sogar noch einen Schritt weiter und bietet neben der Beschallung auch eine qualitativ hochwertige Bildübertragung in alle Räume des Präsenzbereichs bis hin zu den Sanitärräumen. So können Besucher sogar beim Händewaschen das Geschehen im Saal weiterverfolgen.

Besonderes Augenmerk auf die Technik ist immer dann gefragt, sobald Mikrofone im Spiel sind. Die Techniker  sollten auf Nummer sicher gehen und den Einsatz kabelgebundener Mikrofone auf dem Podium empfehlen. Die Erfahrung zeigt, dass HVs oftmals mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant. Dann besteht die Gefahr, dass die Akku-Leistung eines schnurlosen Mikros nicht ausreicht.

Auch das Regeln also das rechtzeitige Ein- und Ausfaden von Mikrofonen erfordert erhöhte Aufmerksamkeit auf Seiten der Techniker. Konzentriertes Mitdenken, schnelles Reagieren und ein gutes Timing sind hier unerlässlich. Wenn fremdsprachige Redner auf der Bühne stehen, kommt es zudem auf eine funktionierende Tonzuspielung für die Dolmetscher an. Stehen mehrere Dolmetscherkabinen zur Verfügung, müssen deren Mikrofone zusätzlich mit jenen auf der Bühne koordiniert werden. 

Fazit: Alles spielt Hand in Hand

Vor den Tücken der Technik ist niemand gefeit so viel ist unumstritten. Um als Kunde die größtmögliche Sicherheit zu haben, muss ein zuverlässiger, erfahrener Partner gefunden werden. Denn vor und während der Hauptversammlung kommt es auf die richtige Vernetzung an. Das gilt in gleichem Maße für Mensch wie für Technik.

HV Technik-Checkliste

Do’s:

  • Kompetente Technik-Beratung – von Anfang an
  • Ausführliche Vorbesprechungen und Generalprobe
  • Umfassendes Technik-Paket mit Technik-Check
  • Beschallung gesamter Präsenzbereich
  • Reservegeräte für Zwischenfälle

Dont’s:

  • Präsentations-Charts inhaltlich überladen
  • Bewegtbilder in geringer Qualität
  • Tonübertragung zu laut oder zu leise
  • Auf Akkus verlassen – besser kabelgebundene Geräte verwenden

Informationen zum hbw | Konferenzzentrum finden Sie unter: www.hbw.de
Details zum Leistungsspektrum der mbw finden Sie unter: www.mbw-team.de
Zur Veröffentlichung freigegeben
Ansprechpartner: Simone Pohler, Unternehmenskommunikation,
Telefon 089 551 78-309, 
E-Mail: simone.pohler@mbw-team.de, www.mbw-team.de