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hbw ConferenceCenter
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Wie finde ich die perfekte Location für meine Veranstaltung?

Eventprofi Tanja Schramm gibt unseren Lesern hilfreiche Ratschläge rund um die  Locationsuche

Seit Oktober 2016 leitet Tanja Schramm das Team und die Geschäfte der Event Destinations GmbH. Sie hat 20 Jahre Erfahrung in der internationalen Hotellerie, Catering sowie Vermarktung von eigenen Locations. Wir haben Sie gebeten, uns von ihrem großen Erfahrungsschatz profitieren zu lassen.

Frau Schramm, Sie sind zu einer Veranstaltung eingeladen, in einer Location, in der Sie vorher noch nie waren: Worauf achten Sie zuallererst?

Erst einmal fühle ich mich immer erst mal als Gast, daran orientiere ich mich bei neuen Locations. Ganz wichtig ist Grundsätzliches: Wie ist der erste Eindruck? Wie gut ist die Location ausgeschildert, muss ich an der Garderobe und am Eingang lange warten oder geht es schnell, werde ich mit einem freundlichen Lächeln begrüßt? Das ist die erste Hürde – und die unterschätzen leider viele.

Dann ist wichtig: Wie professionell ist es vor Ort, sind die Präsentationen gut, wie ist die Ausstattung, kennt jeder, der die Location vertritt, zum Beispiel auch das Service-Personal, die Zusammenhänge?

Ich persönlich mag vor allem authentische Locations mit Geschichte. Das große Ganze muss passen, vor allem zusammenpassen. Es muss natürlich sein, nicht künstlich. Ich war mal auf einer Startup-Veranstaltung, alles ganz neu und modern – nur in einem historischen Hotel. Da war der Bruch einfach zu groß, das hat nicht gepasst.

Sie haben 20 Jahre Erfahrung in der Event- und Location-Branche – haben Sie da die eine Zauberformel gefunden, die eine Location erfolgreich macht? Und würden die uns verraten?

Meine Erfahrung ist: Man braucht ein hohes Kundenverständnis. Ich als Anbieter muss wissen, was macht mein Kunde genau – und ihn dann gezielt unterstützen. Was braucht mein Kunde? Wie kann ich ihm Arbeit abnehmen oder sonst weiter helfen? Oft sind das nur Kleinigkeiten, die machen aber großen Eindruck. Man muss den Kunden komplett abholen – unabhängig von der Location.

Für die Location gilt: Dem Kunden nicht nur Fakten und Eckdaten erzählen, sondern Geschichten – die Räume müssen erlebbar, fühlbar werden – so begeistert man sie für sich. Oder man überrascht Kunden. Wir hatten mal Latte Macchiato-Löffel mit Strohhalm als Stiel – alle waren so begeistert, haben darüber geredet, obwohl das echt nur eine Kleinigkeit war.

Auch ein wichtiger Punkt ist das Gesamtpaket. Ich habe mal in einer Location gearbeitet, da war ein Part davon „Dirigieren und Führen“. Die Kunden haben vor einem echten Orchester dirigiert – jeden kleinen Fehler hat man sofort und unmittelbar gehört, das haben sie dann auf Führung übertragen. Das war einfach ein tolles Erlebnis für sie!

Was unterscheidet denn genau erfolgreiche von den weniger erfolgreichen Locations?

Man muss zuverlässig und schnell sein, außerdem die Kunden proaktiv ansprechen. Oft kommt ja nicht der Entscheider, um die Location zu besichtigen, sondern ein Vertreter, daher muss die Präsentation gut ausgearbeitet und verständlich sein. Wenn das große Ganze passt, dann empfehlen einen auch die Kunden weiter und man gewinnt so neue. Auch ganz wichtig: Netzwerken! Die Anbieter sollten sich untereinander austauschen und einen guten Kontakt pflegen. So haben wir auch neue Kunden gewonnen, wenn ein Mitbewerber mal nicht das passende Angebot hatte und auf uns verwiesen hat.

Was bedeutet das Thema Digitalisierung für Veranstalter? Müssen die Anbieter von Veranstaltungsorten auf diesen Zug aufspringen und immer die neusten Technologien und Möglichkeiten anbieten?

Digitalisierung ist ja ein sehr weites Spektrum, im Event- und Location-Bereich wird es mal hier, mal da mehr oder weniger umgesetzt. Für alle sollte aber wichtig sein: Seid im Internet schnell und gut auffindbar, seid transparent was Preise und Kapazitäten angeht – denn der Kunde hat wenig Zeit.

Vor Ort finde ich Digitalisierung: nice to have – aber kein must have. Gut finde ich z. B. moderne Formen des Teilnehmermanagements, digitale Befragungen, Apps, auch VR oder digitale Graffitis. Auf der anderen Seite ganz wichtig: Das Event erlebbar machen, das Menschliche – diese beiden Faktoren müssen zusammenspielen. Einmal hat ein Kunde uns eine Industriehalle gezeigt, alles noch im Rohbau – durchs IPad haben wir dann gesehen, wie das alles mal aussehen soll, da hat man dann gleich einen ganz anderen Bezug zur Baustelle und kann sich die zu planende Veranstaltung viel besser vorstellen.  

Vielen Dank, Frau Schramm – für das spannende Gespräch und die vielen Tipps!

Wie Location-Expertin Tanja Schramm unser hbw ConferenceCenter findet? Das finden sie und wir demnächst heraus: Dann besucht Frau Schramm unsere Räumlichkeiten – auf ihre Einschätzung freuen wir uns schon!

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