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hbw ConferenceCenter
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So produzieren Sie erfolgreich Ihr Webinar

Gemeinsam mit der InterMedia Solutions aus München bieten wir unseren Kunden eine professionelle Möglichkeit an, Webinare live aus unserem TV-Studio ins Internet zu streamen bzw. für Video On-Demand aufzuzeichnen. Neben professionellen Full HD Kameras und einer optimalen Ausleuchtung bieten wir auch die Möglichkeit von Kamerabewegungen und -fahrten, Liveschnitten und einem aktiven Wechsel der Darstellung zwischen Kamerabild und Präsentation an. Dank interaktiven Funktionen wie z.B. Chat und Live-Umfragen stehen die Kunden mit den Teilnehmern des Webinars immer in Kontakt. 

Robert Holzer von InterMedia Solutions und unser erfahrener Studiotechniker Sebastian Sittl haben uns interessante Fragen rund um das Thema Webinar beantwortet: 

Herr Holzer, wann sollte ein Unternehmen über die Durchführung von Webinaren nachdenken?

Die Teilnahme an einem Webinar oder Web-Seminar erfordert grundsätzlich nur einen mit dem Internet verbunden Rechner. Die Information kann also nahezu ohne jeden Aufwand vom Teilnehmer abgerufen werden. 

Im Gegensatz dazu ist das klassische Seminar als Präsenzveranstaltung räumlich und zeitlich auf eine Lokation begrenzt. 

Jedes Seminar würde deshalb auch als Webinar Sinn machen, wenn:

- die potenzielle Teilnehmeranzahl oder deren Anreise, Bewirtung oder Unterkunft eine Budgetierung und Organisation erfordert,

- die Zielgruppe erfahrungsgemäß nicht bereit ist, den zeitlichen und/oder finanziellen Aufwand zur Teilnahme (Anreise, etc.) aufzubringen,

- die Verbreitung der Information räumlich über ein Seminar hinausgeht, oder dieses ohnehin regelmäßig wiederholt werden soll,

- eine zusätzliche Nutzung als digitales Format sinnvoll sein könnte, z.B.: die Verbreitung eines On-Demand Webinars über Youtube oder andere Social Media Kanäle, auf der Webseite des Kunden, usw.

Für welche Art von Inhalt eignen sich ein Webinar besonders gut? 

Die übliche Präsentationsform - Referent und seine Präsentation - können auch im Webinar vollständig abgebildet werden. Da wir hier aber über das World-Wide-Web sprechen, sind darüber hinaus noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen und beliebigen anderen Web Elementen möglich. Die Webcast Technologie beschränkt sich deshalb nicht nur auf Webinare, sondern wird übergreifend als Webcast für Pressekonferenz, Präsentation, Versammlung, Schulungen und Fortbildungen, uvm. genutzt.

Lässt sich das Thema Webinar für einen Neueinsteiger recht einfach umsetzen?

Ein Webinar unterscheidet sich für den Referenten nicht so stark von einer Präsenzveranstaltung wie man vielleicht meinen würde. Man gewöhnt sich relativ schnell an die Kamera als Ersatz für das Publikum und an ein interaktives Teilnehmer Feedback anstatt der Reaktionen aus den Zuschauerreihen.

Im Rahmen der Studioproduktion gibt es darüber hinaus eine Einweisung mit technischen Hinweisen sowie einen optionalen Probedurchlauf falls gewünscht.

Welche Vorteile bietet die Produktion eines Webinars in einem professionellen TV-Studio gegenüber einer günstigeren "Homelösung"? 

Wir bieten mit dem IMS Webcast CMS eine professionelle Plattform und die Möglichkeit zur vollen Individualisierung jeder einzelnen Webcast oder Webinar Produktion. Design und Funktionalität können vollständig nach Kundenwünschen angepasst werden und so passend zu anderen Web Auftritten des Unternehmens gestaltet werden.

Zusammen mit den technischen Möglichkeiten des hochmodern ausgestatteten Studios kann somit eine „High Quality“ Produktion und hoch performante Veröffentlichung über alle Endgerätetypen gewährleistet werden.

Welchen Möglichkeiten der Zugangssicherung hat man um die Inhalte des Webinars zu schützen? 

Grundsätzlich genügt ein Klick auf einen Link oder auf ein, innerhalb der Kundenwebseite eingebettetes Webinarfenster, um die Veranstaltung im Web zu starten. 

Als Schutz bieten wir neben dem klassischen Passwort auch eine Anmeldung mit individuellem Benutzernamen und Passwort. Wem es nur um eine Dokumentation der Teilnehmer geht, kann auch unser „Lead Generation Tool“ einsetzen, mit dem beliebige Teilnehmerdaten abgefragt und gespeichert werden können.

Mit unserem Teilnehmermanagement bieten wir noch eine Möglichkeit das komplette Einladungsmanagement inkl. E-Mail Versand abzuwickeln. 

Ferner kann damit auch das Teilnehmer Feedback (z.B. Antworten auf Fragen) gespeichert und somit die Teilnahme oder das Erreichen eines Lernzieles dokumentiert werden.

Welchen Möglichkeiten der Interaktion hat man während des Webinars mit den Teilnehmern? 

Mit dem IMS Webcast CMS können wir jede Funktionalität, die Sie aus anderen Webanwendungen kennen, mit dem laufenden Videobild synchronisieren. Sinnvolle  Beispiele einer Interaktion, sind z.B. eine Message Box oder Chat Funktion, Umfrage Tools die auch als Test oder Leistungsnachweis genutzt werden können, sowie E-Mail oder die Einbindung von Twitter oder Facebook. 

Darüber hinaus können beliebige weitere Informationen verfügbar gemacht werden, wie z.B. aktuelle Börsenkurse für Analystenkonferenzen, Download Optionen für Whitepapers oder Präsentationen, Links auf Anmeldeseiten für Newslettern oder weitere Veranstaltungen, uvm. 

Gibt es beim Thema Datenschutz etwas zu beachten? Und nach welchen Datenschutzrichtlinien wird gearbeitet? 

Mit Inkrafttreten der neuen DS GVO (Datenschutz Grundverordnung) wird nicht nur die Verarbeitung personenbezogenen Daten detailliert geregelt, sondern auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, im Fall Webinare u.a. den Webhostern, reglementiert. 

Der Kunde als Verantwortlicher muss die vertragliche Einbindung seiner „Unterauftragsverhältnisse“ nachweisen. Die Nutzung x-beliebiger Tools und Services ohne einen sogenannte AV-Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ist im Zusammenhang mit persönlichen Daten nicht zu empfehlen.

Als Webcast Partner mit Sitz in Deutschland nutz IMS ausschließlich deutsche bzw. europäische Server- oder Cloudservices. Die Einhaltung der DS GVO wird gewährleistet und wir bieten unseren Auftraggebern einen DS GVO konformen AV-Vertrag an. 

Im Webinar bieten wir darüber hinaus die Möglichkeit die nötige Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten vom Teilnehmer einzuholen, sowie Links auf die jeweilige Datenschutzverordnung des Kunden einzubinden.

Herr Sittl, wie ist bis dato das Feedback der Kunden? 

Immer positiv. Für Kunden bietet sich die Möglichkeit eine nahezu unbegrenzte Zahl potenzieller Teilnehmer anzusprechen. Dies zu sehr überschaubaren Fixkosten und vergleichsweise geringen organisatorischem Aufwand.

Für uns und unsere Kunden ist jedoch das Feedback der Teilnehmer wichtiger. Anhand der eingehenden Kommentare können wir sagen, dass den Teilnehmern besonders der einfache Zugriff und der geringe Aufwand – die Teilnehmer sehen meist von Ihrem Arbeitsplatz aus zu – sehr positiv bewertet wird.

Die Möglichkeit zur Dokumentation der Teilnahme bzw. dem Erreichen eines Lernzieles bietet für Kunden und Teilnehmern einen zusätzlichen Mehrwert.

Herr Holzer: Wie vielen Teilnehmer sind theoretisch möglich und wie hoch ist ca. die durchschnittliche Teilnehmerzahl ihrer Kunden? 

Die Bezeichnung Webcast kommt von Broadcast und ähnlich wie im Fernsehen ist die Reichweite nahezu uneingeschränkt. 

Im Bereich Analysten- oder Pressekonferenzen sind die Zahlen mit manchmal unter 50  Teilnehmern auf den ersten Blick gering. Hier steht aber der Gedanke, einem internationalen Publikum aus z.B. New York, London oder Frankfurt wichtige Unternehmensdaten präsentieren zu können, im Vordergrund. Mit einer Präsenzveranstaltung in München wäre dies sicher nicht gelungen.

Bei Webinaren liegen die durchschnittlichen Teilnehmerzahlen bei über 100. Viele Webinare werden zusätzlich regelmäßig wiederholt, bzw. stehen als Aufzeichnung zum beliebigen Abruf zur Verfügung. 

Herr Sittl, kann man sagen, wie hoch die Kosten pro Teilnehmer sind im Vergleich zu einer "normalen" Veranstaltung? 

Das hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Welche Location fragen Sie an, was bieten Sie den Teilnehmern vor Ort an Catering, welche Technik nutzen Sie und natürlich wie viele Teilnehmer kommen zu einer Präsenzveranstaltung bzw. wie vielen Teilnehmer schauen sich das Webinar online an. 

Bei einer, aus unseren Erfahrungen, durchschnittlichen Teilnehmerzahl liegen die Kosten pro Teilnehmer unter denen einer Präsenzveranstaltung.

Welchen speziellen Tipp können Sie einem Neueinsteiger und einem erfahrenen Webinar-Nutzer geben? 

Ein Webinar sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein – 60 Minuten hat sich als gute Dauer herausgestellt. 

Wie bei jeder Präsenzveranstaltung ist auch im Webinar die Interaktion mit den Teilnehmern wichtig. Nutzen Sie die angebotenen interaktiven Funktionalitäten oder Möglichkeiten zusätzliche Informationen bereit zu stellen. Gestalten Sie Ihr Webinar interessant und informativ und schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Teilnehmer.

Vielen herzlichen Dank an Herrn Holzer und Herrn Sittl für das informative Gespräch.

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