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hbw ConferenceCenter
Haus der Bayerischen Wirtschaft
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So gelingt Ihre Hauptversammlung

Frau Romes, eine gelungene HV – hierunter versteht jeder etwas anderes: Der Vorstand tickt da anders als der Aktionär. Wann ist aus Ihrer Sicht eine HV gelungen?

Romes: Eine HV ist gelungen, wenn alle Stakeholder am Ende zufrieden nach Hause gehen. Konkret heißt das, dass die Aktionäre die HV mit dem Gefühl verlassen, dass sie nicht nur gut versorgt, sondern auch gut umsorgt worden sind. Der Vorstand und der Versammlungsleiter atmen am Ende durch und stellen fest, dass sie die Fragen der Aktionäre zufriedenstellend beantwortet bzw. professionell durch die Versammlung geführt haben und sich während der gesamten HV vollstens auf ihr „Backoffice“ verlassen konnten. Ebenso hat das Orga-Team alles optimal vorbereit und die Dienstleister haben die HV gut begleitet.

Haben Sie ein paar Tipps für die perfekte HV. Welche Punkte sollten Unternehmen auf jeden Fall beachten?

Romes: Es gibt aus meiner Sicht sechs Themen, die wichtig sind.

Erstens: Das HV-Konzept und vor allem die Location müssen zur Gesellschaft passen. Junge und moderne Unternehmen können z.B. neue Formate oder Präsentationsformen, wie z.B. die Vorstandsrede in Interviewform, nutzen. Überall dort, wo Aktionäre auch potenzielle Kunden sind, kann man Produktpräsentationen Raum geben. Nicht zuletzt entscheidet auch die Location darüber, ob eine HV gelingt. Sie muss sich generell für eine HV eignen, sollte Erfahrung in diesem Geschäft mitbringen und auch zum Unternehmen passen.

Zweitens: Man kann über alles reden – aber nicht in epischer Breite. Der Leitfaden für den Versammlungsleiter sollte verschlankt werden. Das geht durchaus. So sind z.B. Beschlussergebnisse auch in Kurzform durchaus gängig. Der Vorstand sollte seine Präsentation in 30 bis 45 Minuten über die Bühne bringen und hier keine Zahlenkolonnen verlesen, sondern sich auf die Meilensteine und Highlights der Geschäftsentwicklung fokussieren.

Drittens: Eine HV sollte transparent sein – und nach vier bis sechs Stunden zu Ende. Das erfordert eine zielgerichtete, konsequente Versammlungsleitung. Sie sollte ausschweifende, unsachliche oder ideologisch getriebene Redner in ihre Schranken weisen, Redebeiträge, die nichts mit der Tagesordnung zu tun haben, unterdrücken und zu gegebener Zeit auf die Einhaltung der Redezeitbegrenzung pochen. Transparent wird die HV, wenn man auf Änderungen und Umstellungen von Beschlusstexten verzichtet, Abstimmungen – wann immer möglich – in einem Wahlgang durchführt und das Wahlverfahren detailliert erläutert.

Viertens: Eine gute Vorbereitung ist das A und O: Fragenkataloge, Antworten, die mit dem Vorstand und der Rechtsabteilung im Vorfeld abgestimmt sind, Vorgespräche mit wichtigen Aktionären und Aktionärsvereinigungen – das alles lässt sich schon im Vorfeld der HV sehr gut vorbereiten und führt zu einer schnellen und professionellen Fragenbeantwortung auf der HV.

Fünftens: Um aus der Generaldebatte wieder einen spannenden Bestandteil der HV zu machen, sollte im Vorfeld darüber nachgedacht werden, ob der Vorstand wirklich jede Frage – sei sie noch so einfach – durch das Backoffice vorbereitet, wörtlich vom Blatt ablesend, beantworten muss. Dadurch werden Vorstände zu Ablesern“ degradiert und es wird jegliche Authentizität genommen. Der Vorstand sollte unproblematische Fragen frei beantworten und kritische Fragen vom Backoffice vorbereiten lassen.

Sechstens: Eine professionelle und rechtskonforme Vorbereitung vermeidet Anfechtungen. Es hat sich bewährt, einen HV-erfahrenen Rechtsanwalt als Praktiker im Vorbereitungsteam dabei zu haben sowie einen professionellen HV-Dienstleister, der nicht nur langjährige Praxiserfahrung mitbringt, sondern auch Abläufe, Software, Technik im Griff hat.

Frau Romes, Sie haben bereits zu Beginn erwähnt, dass insbesondere die richtige Location für eine HV entscheidend ist. Worauf ist hier insbesondere zu achten?

Romes: Für fast jede HV wird ein ausreichend großes Backoffice benötigt. Die Wege zwischen Backoffice und Bühne sollten kurz sein. Vergewissern Sie sich, ob der Präsenzbereich genügend Raum bietet und das Ambiente und die Atmosphäre zum Unternehmen passen. Nehmen Sie den Betreiber der Location unter die Lupe. Ist dieser flexibel? Hat er Erfahrungen mit der Durchführung von HVs? Wie sehr unterstützend ist er?

Sie kommen bereits seit vielen Jahren als HV-Dienstleiter mit Ihren Kunden ins hbw. Was schätzen Sie an einer HV-Location wie dem hbw ConferenceCenter?

Romes: Wenn man bis zu 250 Teilnehmer hat, bietet das hbw die perfekte Größe. Unsere Kunden schätzen das viele Tageslicht und den schönen, zentralen Eingangsbereich. Es gibt alles was man braucht: Versammlungssaal, Garderobe, ein Foyer für die Bewirtung, Sanitäranlagen, moderne Technik – und das alles in einem Exklusivbereich, den man ganz für sich und die HV hat. Perfekt! Zudem schmeckt das Catering – das ist ja auch nicht ganz unwichtig. Die Mitarbeiter im hbw – die Techniker und Veranstaltungsmanager, Servicekräfte, die Damen und Herren am Empfang – sie alle sind sehr engagiert und serviceorientiert. Wir haben das immer so erlebt, dass alle zusammen helfen, damit die HV läuft. Die Kollegen im hbw unterstützen das HV-Projekt so, als ob es ihr eigenes wäre – und das erlebt man nicht so oft.

Vielen Dank, Frau Romes – für das Gespräch und die vielen Tipps!

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