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hbw ConferenceCenter
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Die besten Tipps zum Einsatz von Videokonferenzsystemen bei Meetings, Veranstaltungen und Tagungen

Mit der richtigen Vorbereitung, der passenden Beleuchtung und einer optimalen Sitzordnung können Videokonferenzen ansprechend und professionell gestaltet werden. Aus Kostengründen finden Videokonferenzen mehr und mehr Einzug in der heutigen Arbeitswelt und in der Veranstaltungsbranche. Moderne Videokonferenzsysteme können helfen Reisekosten zu reduzieren, Zeit einzusparen und "Treffen" oder "Vorträge" möglich zu machen, die ohne diese nicht möglich wären.  

Wir haben den Videokonferenz-Experten Robert Karl von der Firma VCC gebeten, uns ein paar Fragen zu virtuellen Meetings und Videokonferenzen zu beantworten sowie uns seine Tipps für eine perfekte Videokonferenz zu verraten. Seit fast 20 Jahren ist Robert Karl in der Videokonferenz-Branche tätig – und damit ein echter Vorreiter. Seine Karriere begann er zunächst als Techniker bei einem namhaften Unternehmen. Von 1997 bis 2005 war er zudem als Vertriebsleiter im Bereich Videokonferenzen tätig und gründete 2005 die Firma VCC GmbH. Im hbw ConferenceCenter hat die Firma VCC im Raum Bamberg ein modernes Videokonferenzsystem installiert.


Herr Karl, welche Rolle spielen Videokonferenzen im Zeitalter zunehmender Globalisierung?

Durch die Zunahme der internationalen wirtschaftlichen Verflechtungen vieler Unternehmen, ist gerade die Videokonferenz ein hervorragendes Instrument um schneller und effektiver zu handeln und Entscheidungen zu treffen. Gerade bei global agierenden Unternehmen spielt die verbesserte Kommunikation zu der einzelnen Abteilungen, Lieferanten oder Kunden einen immer bedeutendere Rolle. Wir sind der Meinung, dass  durch die Vorteile der Videokonferenz sich Wettbewerbsvorteile, wie z.B. „first to the market“ für die Unternehmen ableiten lassen.


Wie binden Unternehmen Videokonferenzsysteme heutzutage in Veranstaltungen und Tagungen ein?

Wir erkennen immer wieder, dass bei Veranstaltungen die Referenten zu einzelnen Themen per Video zugeschaltet werden. Dies können bekannte Gastredner aus Politik, Wirtschaft oder dem Gesundheitswesen als auch der Vorstand eines Unternehmens sein. Mit Hilfe der Videokonferenz gewinnt das Event noch mehr an Qualität und  Attraktivität für die Teilnehmer da hier der Spezialist „live“ dabei ist. Für den Referenten entfällt jedoch die zeit- und kostenintensive Anreise und dadurch erhöht sich zugleich die Möglichkeit und Bereitschaft an deren Teilnahme. 


Welche Erfahrungen beobachten Sie als Videokonferenz-Experte dabei?

Bei diesen Veranstaltungen werden oftmals technisch aufwendige Systeme von externen Eventfirmen aufgebaut. Dazu ist jedoch auch eine gute technische Infrastruktur vor Ort notwendig. Hier sehen wir eindeutige Vorteile sich in professionellen  ConferenceCentern einzumieten. Hier kann in der Regel moderne Technik genutzt werden und die technische Betreuung übernehmen die lokalen Spezialisten. Diese setzten dann zumeist mobile Videokonferenzsysteme ein, die mit wenigen Handgriffen in verschiedenen Räumen einsatzbereit sind.

Welche Vorteile bietet eine professionelles Videokonferenzsystem im Unterschied zu Tools wie FaceTime, whatsapp Telefonie oder Skype?

Für eine Face to Face-Videokonferenz sind sicherlich oben genannte Alternativen eine Ergänzung zu standardisierten Videokonferenzsystemen. Auch wenn die Videotechnologie verbessert wurde, ist jedoch die Schwachstelle meist die Sprachverständlichkeit. Und dieses ist nun auch bei Videokonferenz das entscheidende Kriterium für eine perfekte Kommunikation. Hier werden bei professionellen Videokonferenzsystemen spezielle Verfahren zur Echounterdrückung als auch zusätzliche Peripherie wie Tisch- oder Funkmikrofone und Lautsprechersysteme verwendet die eine ideale Sprachübertragung auch im größeren Teilnehmerkreis gewährleisten.

Hier ist auch über die gesamte Konferenzdauer eine gleichbleibend gute bis sehr gute Audio- und Videoqualität bemerkbar die bei den alternativen Systemen meist doch sehr schwankt. Auch die herstellerübergreifende Kommunikation ist bei proprietären Systemen nicht gewährleistet. Auch die fehlende Unterstützung bei technischen Problemen ist zu berücksichtigen.   


Welche Tipps können Sie den Nutzern von Videokonferenzsystemen an die Hand geben?

Die finden Sie hier in dem Whitepaper „10 Tipps Deinen Videochat & Co.“

Wir bedanken uns bei Robert Karl für das ausführliche Interview.

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